Le prestataire doit être un véritable partenaire; Il faudra lui faire confiance. Être dépendant d'un prestataire externe, celui-ci ayant d'autre client, l'entreprise devra accepter les délais d'attente et de traitement Perdre la compétence en interne, la maîtrise de l'information et de la confidentialité Au-delà du coût d'une gestion de paie externalisée, il existe donc des risques liés à l'externalisation de la paie.
2. Anticiper l'évolution de la législation La réglementation française en matière de paie ne cessant d'évoluer, il est primordial de s'assurer que le coût global de l'externalisation restera constant (voire davantage attractif) au fur et à mesure de l'instauration de nouvelles lois. Pour éviter les déconvenues et les retours en arrière, Frédéric Wirth recommande de contractualiser, dès le début de la collaboration avec un prestataire, les principes de réversibilité. « Il est sage de connaître les coûts, les délais et les modalités de ré-internalisation de la paie sur le même outil ou de récupération des données si l'entreprise décide, par exemple, de quitter son prestataire », précise-t-il. 3. Mesurer les impacts sur l'organisation « Dans le cas d'une externalisation de la paie, c'est le prestataire qui impose son modèle de fonctionnement (la saisie des dossiers, l'établissement des déclaratifs…. ) L'entreprise doit donc être prête à faire des concessions », prévient le consultant senior.
Vous êtes un dirigeant d'entreprise et vous avez choisi de gérer vous-même la paie de vos salariés ou de confier cette tâche à un collaborateur en interne. Mais avez-vous déjà calculé ce que vous coûte réellement la production de vos bulletins de salaire? Les coûts cachés de la gestion de paie en interne Selon une étude, internaliser la gestion de paie en la confiant à un employé dédié à cette mission vous coûte 1, 91 fois son salaire brut (salaire brut + cotisations patronales + frais généraux + coûts indirect + coût d'équipement informatique et logiciels…). D'autres coûts cachés sont également à prendre en compte dans le calcul du coût du traitement des paies en interne pour votre entreprise: L'investissement initial de l'achat d'un logiciel de paie: Les tarifs vont de 100 à 200€ pour une TPE et de 200 à 5000€ pour les grandes entreprises. Si vous optez pour un pack comprenant un logiciel de comptabilité et un logiciel RH inclus, les prix peuvent s'élever jusqu'à 20 000€, ce qui constitue un investissement important pour le traitement de la paie d'une TPE.
Il est donc impératif de concevoir un modèle de sécurité fiable et performant pour protéger les donnés et les informations. Les solutions proposées par les professionnels: le eSCM La société qui externalise peut recourir à des outils très performants pour assurer au mieux la bonne marche de ses relations avec son prestataire. Il y a, par exemple, le eSCM ou eSourcing Capability Mode qui s'adresse à tout type de relation client-fournisseur touchant le domaine de l'informatique. Grâce à cet outil, il est plus facile de faire un suivi des activités de son prestataire à l'étranger, ainsi que de son fonctionnement. Quoi qu'il en soit, la base d'une externalisation réussie reste la confiance mutuelle entre la société qui externalise, laquelle consent à collaborer efficacement avec son prestataire qui, de son côté, remplit les charges qui lui ont été attribuées.
Les experts comptables s'assurent que la confidentialité des données est toujours respectée et que les conventions collectives de votre entreprise sont actualisées en temps réel. Les spécialistes d' Ista49 vous proposent diverses solutions d'externalisation de plusieurs types de démarches administratives et de ressources humaines, telles que les travaux de secrétariat, la gestion des déclarations sociales, la saisie et la dématérialisation de tous vos documents administratifs ou encore le mailing. Ces services sur-mesure vous sont fournis, selon vos besoins, de façon ponctuelle ou régulière.
Si les missions à externaliser sont stratégiques et sensibles à la vie de l'entreprise donneuse d'ordre, un audit est même nécessaire. Choisir un prestataire de confiance L'externalisation n'est pas un simple contrat de sous-traitance. C'est une véritable collaboration. Le sérieux de l'un dépend le succès de l'autre. Ainsi, la relation entre les 2 entités doit se baser sur la confiance. Gage de la pérennité et de la réussite de l'outsourcing. Et pour tout cela, il faut bien choisir son prestataire. Ce choix doit être conditionné par: la notoriété du prestataire, ses offres, ses références, son expérience, ses tarifs, ses valeurs, mais aussi de sa localisation géographique. Il est par exemple plus avantageux que collaborer avec un prestataire basé dans un pays dont le décalage horaire est faible. Un grand avantage pour Madagascar qui est devenu une meilleure destination pour l'externalisation offshore. Mettre en place un tableau de bord Comme tout projet, l'externalisation du processus métier doit être suivie depuis un tableau de bord.
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